Pengembangan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web pada Dinas Koperasi dan Perdagangan Kota Pematangsiantar
DOI:
https://doi.org/10.56956/4mdrxx10Keywords:
Administrasi Persuratan, Arsip Digital, Sistem Informasi Berbasis Web, Transformasi DigitalAbstract
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam mendukung efektivitas administrasi pemerintahan. Namun, proses persuratan pada Dinas Koperasi dan Perdagangan Kota Pematangsiantar masih dilakukan secara manual sehingga berpotensi menyebabkan keterlambatan pencatatan, kesulitan temu kembali arsip, dan rendahnya efisiensi penyusunan laporan. Penelitian ini bertujuan merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web untuk mendukung pengelolaan administrasi persuratan yang lebih terstruktur. Penelitian menggunakan pendekatan Research and Development dengan model Waterfall, sedangkan pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi literatur. Sistem yang dikembangkan selanjutnya diuji menggunakan metode Black Box Testing. Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh (100%) skenario pengujian berhasil dijalankan sesuai dengan hasil yang diharapkan, sehingga sistem dinyatakan layak digunakan. Sistem mampu mengintegrasikan proses pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pelaporan surat dalam satu basis data terpusat yang mendukung pengelolaan administrasi persuratan secara lebih terstruktur dibandingkan dengan prosedur manual.
References
Alfonsius, E. (2022). Designing Correspondence Administration Information Systems Using User Experience Design Model. Jurnal Ilmiah Informatika Dan Ilmu Komputer (JIMA-ILKOM), 1(2), 63–68.
Ardilla, Y., & Hakim, A. K. (2025). Digitalization of Correspondence Information Systems Using Scrum Model. Journal La Multiapp, 6(1), 23–33.
Asih, D. D. H., & Karo-Karo, A. (2026). Improving Village Administrative Efficiency through the Use of a Correspondence Management Information System: A Case Study of Namorambe Village. Jurnal Pengabdian IPTEK, 1(1), 27–31.
Azmi, A. A., & Lazim, F. (2026). Sistem Informasi Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Di Tata Usaha Bagian Umum PEMKAB Banyuwangi Menggunakan Metode OCR. Gudang Jurnal Multidisiplin Ilmu, 2(12), 31–45.
Beasley, R., & Lahey, J. (2024). Correspondence Audit Studies in Public Administration: A systematic review with commentary. Journal of Behavioral Public Administration, 7.
Escobar, F., Almeida, W. H. C., & Varajão, J. (2023). Digital transformation success in the public sector: A systematic literature review of cases, processes, and success factors. Information Polity, 28(1), 61–81.
Figueredo Jr, E., & Silva, L. C. S. (2026). Challenges of digital services in public administration in the era of digital transformation: A systematic literature review. Journal of the Knowledge Economy, 1–30.
Fitriyana, D., Purnamasari, I., & Ramdani, F. T. (2025). Effectiveness of The Digital Government System in Correspondence Process. Public Policy Journal, 6(2), 235–242.
Habsana, T. Y. P., Kencono, D. S., & Fridayani, H. D. (2026). Implementation Challenges of Indonesia’s Electronic-Based Government System: An Edwards III Perspective. Jurnal Pemerintahan Dan Kebijakan (Jpk), 7(2), 168–180.
Hidayanti, I. (2026). Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Keluar Berbasis Website Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Sumatera Selatan. RIGGS: Journal of Artificial Intelligence and Digital Business, 4(4), 8306–8313.
Indriati, B., & Supardal, S. (2023). Peningkatan efisiensi dan efektivitas pelayanan berbasis sistem informasi manajemen kearsipan daerah di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Journal of Indonesian Rural and Regional Government, 7(1), 38–48.
Josilina, G. N., & Prathama, A. (2024). Inovasi Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Sebagai Optimalisasi Tata Persuratan. Societas: Jurnal Ilmu Administrasi Dan Sosial, 13(1), 128–140.
Khotimah, D., Putri, D. E., & Maqsura, Z. H. (2025). Peran Tata Naskah Dinas Dan Korespondensi Pemerintahan Dalam Administrasi Publik Modern. Jurnal Mahasiswa Ilmu Administrasi (JAMIN), 1(1), 32–38.
Kisworo, C. A. (2026). Implementation of a Digital Correspondence Administration System to Improve Service Efficiency in Local Government Offices. Jurnal Sistem Informasi Dan Teknik Informatika (JAFOTIK), 4(1), 31–37.
Lips, M. (2024). Digital transformation in the public sector. In Collaborating for digital transformation (pp. 13–30). Edward Elgar Publishing.
Maghfiroh, L. R., Kurniawan, N. B., Wilantika, N., Santoso, I., Suadaa, L. H., Wijayanto, A. W., Prasetyo, R. B., Saputra, H., & Rachmawati, E. M. (2023). Development of the electronic-based government system (SPBE) architecture: Data and information domain at provincial level government. 2023 International Conference on Information Technology and Computing (ICITCOM), 191–196.
Millard, J. (2023). Impact of digital transformation on public governance. European Union, Luxemburg.
Mountasser, T., & Abdellatif, M. (2023). Digital transformation in public administration: A systematic literature review. International Journal of Professional Business Review: Int. J. Prof. Bus. Rev., 8(10), 1.
Nafi’ah, B. A. (2022). Challenges of implementing an electronic-based government system in local governments. KnE Social Sciences, 117–127.
Nirsal, N., & Syukur, A. (2024). Rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Camat Walenrang Utara berbasis website. Jurnal Informasi Dan Teknologi, 1(1), 1–6.
Purwaningrum, S., Maharrani, R. H., Susanto, A., Abda’u, P. D., Faiz, M. N., Somantri, O., Kristiningsih, A., & Wittriansyah, K. (2025). Pengembangan Desa Digital Dengan Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik Pada Pemerintah Desa Banjarwaru Kecamatan Nusawungu Kabupaten Cilacap. Jurnal Pengabdian Teknologi Tepat Guna, 6(1), 110–124.
Putri, N. I., Saputra, Y., Munawar, Z., & Mahmud, N. (2024). Strategic Planning of Correspondence Service Information System using TOGAF ADM Framework. CoreID Journal, 2(3), 79–85.
Ramadani, A., & Hanafi, M. (2022). Correspondence Data Management Application Using Laravel 8 Framework Web-based. Journal of Computer Science and Informatics Engineering, 1(4), 210–224.
Rivaldi, R., Usman, U., & Samsudin, S. (2024). Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Indragiri Hilir. JURNAL PERANGKAT LUNAK, 6(2), 304–315.
Sari, K. F., & Maulana, A. (2025). Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bidang Pelayanan Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Cirebon. Jurnal Dinamika Sosial Dan Sains, 2(9), 1192–1197.
Simangunsong, A. S., Salamah, I. A., Situmorang, M. S., Azrohid, F., & Darmansah, T. (2024). Peran Manajemen Kearsipan Dalam Pengelolaan Tata Persuratan. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial, 1(10), 267–272.
Szedmák, B., Varga, L., & Szabó, R. Z. (2026). Digital transformation of public services: The case of the document management application. International Journal of Public Administration, 49(10), 647–664.
Yani, A. R. A., Asma’Mokhtar, U., Franks, P., & Othman, S. R. S. (2025). Electronic Records Management in Cloud Computing: Challenges, Solutions, Emerging Trends and Future Perspectives. 2025 3rd International Conference on Cyber Resilience (ICCR), 1–6.
Yousef, M. A. E., & Dattana, V. (2022). Design and Development of a Correspondence Management System (CMS). Proceedings of the Future Technologies Conference, 708–728.
Yulianto, T., Saleh, C., Noor, I., & Suryadi, S. (2026). Policy Implementation in the Digital Era: A Comprehensive Analysis of the Electronic-Based Government System (SPBE) in Indonesia. F1000Research, 15, 523.
Yuliatmojo, W., Utami, A. T., Pramuktisari, N., & Munawar, M. (2025). Implementation Of The Srikandi Application In Supporting The Management Information System And Administration Of Correspondence In The Administration Section At The Surakarta Central General Hospital. Jurnal Multidisiplin Sahombu, 5(01), 84–88.
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Gilbert Johan Martin Sinaga, William Charlie Septian Sinaga
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NoDerivatives 4.0 International License.
